EMVI en BKPV: Hoe de beste prijs kwaliteit verhouding MKB’ers helpt meer aanbestedingen te winnen.

De term EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) wordt sinds 2016 gebruikt als overkoepelende term waarbij alles nu als een vorm van EMVI wordt gezien. Zelfs gunnen op de laagste prijs is nu EMVI. De beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) is een van de manieren waarop vastgesteld kan worden wat de economisch meest voordelige inschrijving is.

Wat is EMVI / BPKV eigenlijk, en hoe vertaalt zich dat naar meer kansen voor uw organisatie? Het kan best lastig zijn om een goed onderscheid te maken tussen alle gunningsmethodes. Daarom hebben we dit artikel geschreven. In dit artikel leert u:

• wat BPKV / EMVI is;
• wat de verschillende gunningsmodellen zijn;
• wat de EMVI criteria zijn en hoe u die moet interpreteren;
• wat voor impact de verschillende methodes hebben op uw inschrijving;
• wat Gunnen op waarde is en hoe het wordt toegepast;
• wat de Gewogen Score Methode is en hoe het wordt toegepast;
  

Wat is EMVI?

Allereerst, de term EMVI. Dit betekent, Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Volgens de Aanbestedingswet (art. 2.114 ) en het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is tegenwoordig eigenlijk alles EMVI. Ook gunnen op basis van de laagste prijs is EMVI. Sinds 2016 bevat de aanbestedingswet nu meerdere mogelijkheden voor het vaststellen van de economisch meest voordelige inschrijvingen

Er zijn meerdere manieren waarop Aanbestedende diensten mogen vaststellen wat de economisch meest voordelige inschrijving is. Hierbij kan gekozen worden uit het vaststellen van de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de:

1. beste prijs-kwaliteitverhouding (dit is wat de meeste mensen bedoelen als ze het hebben over EMVI);
2. de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten;
3. de laagste prijs.

Prijs of kwaliteit als factor?

Aanbestedende diensten moeten altijd hun keuze voor hun gunningsmethodiek goed onderbouwen. In de praktijk geldt hier een ‘EMVI tenzij’ – principe. Hiermee wordt bedoeld dat aanbestedende een onderbouwing moeten aanleveren voor hun keuze als zij besluiten om de laagste prijs te hanteren omdat men liever kwaliteit ook een rol wil laten spelen.

Als de inkoper dus hiervan afwijkt, en expliciet besluit om alleen op laagste prijs te gunnen, dit ook duidelijk onderbouwd moet worden.

Er zijn uiteraard voordelen aan het gunnen op laagste prijs: het is simpel en leidt niet vaak tot problemen bij de gunning. Maar het heeft ook duidelijke nadelen: zo kan het ook remmend werken voor de inschrijvers. Er wordt immers niet gevraagd om creativiteit of vernieuwende opties, terwijl dit zeker in deze tijd vaak heel bruikbaar kan zijn.

Als inschrijvers weten dat de laagste prijs winnend zal zijn, dan zullen ze ook geen moeite doen om aanvullende waarde te leveren.

Kwaliteit en sub-criteria bij EMVI-aanbestedingen

Ook bij een EMVI-aanbesteding kijkt de aanbestedende dienst naar de prijs van de inschrijvingen. Dat is logisch, het moet immers wel betaalbaar blijven. Maar bij de beoordeling wordt ook gekeken naar andere criteria zoals kwaliteit.

De mate waarin andere EMVI criteria zoals kwaliteit een rol spelen bij het bepalen van de beste prijs-kwaliteitsverhouding hangt af van het gunningsmodel.

Maar dit betekent niet dat bij gunning op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding de focus exclusief ligt op kwaliteit. Wel dat er niet alleen naar de prijs wordt gekeken maar ook naar de aangeboden kwaliteit.

Zo zijn er meerdere criteria en subcriteria die gehanteerd kunnen worden. De aanbestedende dienst zal bij dit soort aanbestedingen vooraf bepalen in welke mate dit soort gunningscriteria een factor zijn in het bepalen van de winnaar. Meestal worden er maar 3 EMVI criteria gebruikt, maar per criterium kunnen we wel subcriteria gebruikt worden.

Voorbeelden van EMVI (sub)criteria zijn:

• duurzaamheid
• levensduurkosten
• risicomanagement
• geplande opleverdatum
• toekomstige gebruikskosten
• sociale en milieufactoren
• after-sale service
• kwaliteit.

Bij de aanbestedingen worden deze subgunningscriteria zo objectief mogelijk omschreven en wordt aan elk subgunningscriterium een bepaalde waarde toegekend. Bij de beoordeling wordt aan elke inschrijving een 'cijfer' toegekend.

Al deze criteria voegen waarde toe aan het eindproduct, waardoor de prijs slechts één onderdeel is van het totale pakket aan beoordelingscriteria.

De aanbestedende dienst gunt de inschrijving dus anders, op basis van de verschillende gunningsmethides. Per aanbesteding wordt altijd maar één gunningsmethode gebruikt. Wel kunnen meerdere gunningscriteria worden gebruikt.

Beoordeling en gunning worden vooraf zo concreet mogelijk bepaald

Bij de daadwerkelijke publicatie van de aanbesteding zal de aanbestedende dienst duidelijk maken welke gunningsmethoden zij hanteren, welke (sub)gunningscriteria zij hiervoor gebruiken en hoe zij deze interpreteren. Daarnaast wordt ook aangegeven welke waarde zij geven aan de gunningscriteria.

Dit geldt net zo goed voor concrete zaken als de opleverdatum als voor subjectievere criteria als service en kwaliteit. Voor u als inschrijver is het dus van belang na te gaan wat de opdrachtgever bedoelt met een bepaald aspect en hoe hij dit zal beoordelen. In uw plan van aanpak omschrijft u hoe u omgaat met de gestelde criteria en hoe u zich dus onderscheidt van uw collega’s.

Dit is een cruciaal element. Neem de tijd om goed antwoord te geven op elke vraag die gesteld wordt. Als een inkoper aangeeft een belang te hechten aan een bepaald criterium, omschrijf dan duidelijk en concreet welke oplossing u biedt, hoe die oplossing aansluit bij welk criterium en hoe uw aangeboden oplossing de onderliggende vraag van de inkoper beantwoordt.

Meetbaar maken van EMVI-aspecten

Zoals gezegd kunnen subjectieve criteria (bijvoorbeeld kwaliteit en kansen en risico’s) als EMVI-aspect worden meegegeven. Het lastige hiervan is natuurlijk dat deze criteria moeilijk objectief te maken zijn.

De aanbestedende dienst zal waarschijnlijk hiervoor een cijfer toekennen op basis van een groepsbeoordeling. Zorgt u er dus voor dat u goed duidelijk hebt wat de aspecten inhouden en hoe ze worden beoordeeld. Vraag indien van toepassing om een rekenmodel.

EMVI-beoordelingsmethoden

Voor het toekennen van een waarde aan een subgunningscriterium zijn er diverse methoden. We behandelen hieronder de meest gebruikte methoden voor het bepalen van de waarde van een inschrijving bij een aanbestedingsprocedure.

Puntensysteem of gewogenfactormethode
Deze methode wordt in Nederland het meest gebruikt. Voor elk subgunningscriterium wordt een weging bepaald en elke inschrijving krijgt voor elk subgunningscriterium een aantal punten.

Het aantal punten wordt vermenigvuldigd met de weging en vervolgens worden de gewogen punten bij elkaar opgeteld. De opdracht wordt vervolgens gegund aan de inschrijver met het hoogste aantal punten.

Met deze “Gewogen Score” – gunningsmethodiek bepaalt de aanbestedende dienst voorafgaand aan elke aanbesteding het doel van de opdracht, de subgunningscriteria en de weging van elk criterium. De weging geeft aan hoe belangrijk de aanbestedende dienst dit criterium vindt.

Laagst acceptabel bod
Deze methode wordt veel gebruikt door de Europese Commissie. Eerst wordt voor elke inschrijving een totaalscore bepaald volgens de gewogenfactormethode door de weging te vermenigvuldigen met het aantal punten van het specifieke subgunningscriterium en deze gewogen punten bij elkaar op te tellen.

Vervolgens worden alle inschrijvingen met een te lage kwaliteitsscore uit de selectie verwijderd. Uit de overgebleven inschrijvingen wordt vervolgens de opdracht gegund aan de inschrijver met de laagste prijs. Belangrijk hierbij is van te voren te bepalen wat een te lage kwaliteitsscore is.

Dit is niet alleen in verband met de eis op transparantie van belang, maar ook vanwege het verloop van het proces en de kwaliteit van het uiteindelijk te leveren product. Eventueel kan de gemiddelde kwaliteitsscore als minimale grens worden gehanteerd.

Gunnen op Waarde
Gunnen op Waarde (GOW) is een methode die door de CROW is ontwikkeld en die met name bij het aanbesteden van werken wordt toegepast.

Bij GOW werkt de inkoper met vooraf duidelijk omschreven subcriteria, waarbij op elk subcriteria een fictieve korting ‘verdiend’ kan worden.

Voor elk subgunningscriterium wordt een totaalwaarde in euro’s bepaald en welke maximale korting op de inschrijfprijs er mee ‘verdiend’ kan worden. Daarna wordt de opdracht gegund aan de inschrijver met de laagste vergelijkingsprijs (= inschrijfsom – totaal fictieve korting).

Ter illustratie: Elke inschrijver krijgt zoals gezegd voor elk subgunningscriterium een cijfer (bijvoorbeeld van 1-10). Een inschrijving met een 6 op een bepaald subgunningscriterium krijgt dan 60% van de totaalwaarde van dat subgunningscriterium.

De totale waarde van alle subgunningscriteria per inschrijving wordt vervolgens afgetrokken van de inschrijfprijs. Daarmee wordt een 'nettoprijs' bepaald, waarna de inschrijver met de laagste vergelijkingsprijs de opdracht krijgt. Deze methode is wiskundig vergelijkbaar met de gewogenfactormethode.

Value for money of prijs/kwaliteitverhouding
Bij deze methode wordt voor elke inschrijving per subgunningscriterium een score toegekend en wordt op basis daarvan voor de inschrijving een totaalscore bepaald.

Vervolgens wordt de prijs van de inschrijving gedeeld door de totaalscore. De inschrijver met de laagste prijs per eenheid kwaliteit krijgt dan de overheidsopdracht gegund.

EMVI-superformule
De EMVI-superformule is ontwikkeld door de belastingdienst en houdt rekening met kwaliteitswensen en –eisen. Van tevoren moet de verhouding tussen de kwaliteit van de eisen en die van de wensen bepaald.

Ook moet worden vastgelegd wat de referentieprijs is en hoeveel procent van de wensen minimaal gerealiseerd moet worden. Tenslotte moet er een maximaal budget bepaald worden.

Alle inschrijvingen kunnen vervolgens worden ingevoerd in een speciaal daarvoor ontwikkelde Excel-sheet, die vervolgens in grafiek- en tabelvorm de resultaten weergeeft. De volgens deze methode beste inschrijver is dan duidelijk hieruit af te lezen.

Hoe dit u als MKB’er kan helpen om een aanbesteding te winnen

BKPV / EMVI wordt soms als lastig ervaren en het idee bestaat dat laagste prijs toch altijd doorslaggevend is. Maar dit ligt vooral aan het feit dat EMVI criteria niet onderscheidend genoeg zijn en/of ze niet goed genoeg worden geformuleerd.

Maar inkopers hebben hier in de laatste jaren, met behulp van onderzoeken en aanbevelingen van Pianoo, grote stappen in gemaakt. Er zijn nu duidelijke handvaten voor de subgunningscriteria met veel oog voor de formuleringen en inkoopdoelen.

Dit heeft ook als voordeel dat kleine en middelgrote bedrijven nu door middel van hun inzicht, creativiteit en kwaliteit een betere kans hebben omdat prijs niet meer doorslaggevend hoeft te zijn.

Als u het vanuit het perspectief van de inkoper bekijkt, is het makkelijk te begrijpen: hun doel is om, binnen de begroting het maximale aan waarde binnen te halen.

Wanneer er wordt ingekocht vanuit het laagste prijs-principe, dan weten zij dat het een race wordt om zo veel mogelijk te besparen, en niet zozeer om het beste resultaat af te leveren.

En vergeet niet, inkopers zijn niet altijd even goed op de hoogte van de mogelijkheden die de marktpartijen hebben. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op, nieuwe technieken en inzichten bieden nieuwe opties.

Daarom is BPKV / EMVI zo interessant: het geeft marktpartijen een uitnodiging om creatief en vernieuwend te werk te gaan om meer waarde toe te voegen aan de opdracht.

Dit is waar u zich kunt onderscheiden. Bedenk goed op welke manier u uw creativiteit en vindingrijkheid kunt inzetten om meer waarde toe te voegen aan de uitvraag, maar altijd op een manier die het best zal scoren in het door de aanbestedende dienst opgestelde gunningsmodel.

De voordelen van BPKV / EMVI voor MKB’ers

Voordeel van het gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding is dat niet alleen gekeken wordt naar de prijs maar ook naar de kwaliteit. Bij dit soort aanbestedingen is het idee dat de opdrachtgever niet de oplossing voorschrijft, maar alleen het doel van de opdracht bepaalt. Dit zorgt ervoor dat u als inschrijver zich maximaal kunt richten op uw unieke kwaliteiten en ideeën.

Zo kunnen ook kleinere ondernemingen zelf bepalen hoe ze het gestelde doel willen behalen en maakt u dus een eerlijke kans. Uitgaand van de gestelde minimumeisen bepaalt u zo creatief en innovatief mogelijk hoe u waarde toevoegt aan het eindproduct.

Het voordeel boven een aanbesteding die alleen op prijs wordt beoordeeld is dat u als inschrijver zelf bepaalde zaken kunt invullen. Natuurlijk bepaalt de overheid als opdrachtgever nog steeds de minimumeisen.

Maar u als inschrijver kunt op basis van de subgunningscriteria bepalen hoe u uw product zoveel mogelijk van waarde kunt laten zijn voor de opdrachtgever.

Wees hierbij niet bang om creatieve en innovatieve oplossingen te bedenken (voor zover passend binnen de door de aanbestedende dienst gestelde eisen). Met een project waarmee u waarde toevoegt kunt u zichzelf ook prima profileren, wellicht beter dan wanneer u alleen op prijs zou concurreren.

Vragen stellen
Natuurlijk kunt u altijd vragen stellen als iets niet duidelijk is. Ook bij aanbestedingen die via de EMVI-methodiek worden gegund, geldt: stel vragen als iets niet duidelijk is.

U helpt daarmee niet alleen uzelf om een betere of meer passende inschrijving te kunnen doen, maar ook de opdrachtgever, omdat die door uw vragen een eventuele toekomstige aanbestedingsprocedure beter kan vormgeven. Hiermee kunt u ook een positief beeld achterlaten bij inkopers.

Twijfelt u over de toepassing van een bepaald criterium? Vraag dan wat de opdrachtgever precies bedoelt. Dit zorgt ervoor dat uw inschrijving beter aansluit op de wens van de opdrachtgever en helpt bovendien de opdrachtgever bij het vormgeven van toekomstige aanbestedingsprocedures.

Daarnaast kunt u vragen om publicatie van het beoordelingsprotocol. In het beoordelingsprotocol staat vermeld wat de beoordelingsprocedure is en welke kennis en discipline de verschillende leden van het beoordelingsteam moeten hebben.

In het beoordelingsprotocol wordt onder andere vastgesteld hoe het beoordelingsproces zal verlopen, welk scoremodel wordt gebruikt en welke functies zullen deelnemen in het beoordelingsteam. Uit dit beoordelingsprotocol kunt u als inschrijver ook veel informatie halen over de EMVI-criteria.

Bied uw expertise aan op de juiste manier
Een inschrijver doet er goed aan om niet die oplossing aan te bieden die in zijn ogen het best is, maar die oplossing die het meeste kans biedt op het winnen van de aanbesteding gelet op het uitgewerkte gunningsmodel.

Kleinere bedrijven willen vaak graag laten zien hoe deskundig ze zijn door iets aan te bieden wat niet de beste beoordeling oplevert. Vraagt een aanbestedende dienst iets wat hij niet zou moeten willen (in de ogen van de ondernemer) dan doet hij er goed aan om daar in de inlichtingenronde vragen over te stellen om het PvE en/of het gunningsmodel aangepast te krijgen zodat hij meer kans maakt om de aanbesteding te winnen.