Onderhandse aanbestedingen

In dit artikel:

• Wat zijn onderhandse aanbestedingen?
• Wat zijn de voordelen voor de inkopers?
• Hoe komen inkopers tot de keuze over welke partijen ze uitnodigen?
• Enkelvoudig onderhandse aanbestedingen
• Meervoudig onderhandse aanbestedingen

Wat zijn onderhandse aanbestedingen?

Onderhandse aanbestedingen zijn een vak apart. Een aanbestedende dienst moet Europees aanbesteden wanneer een opdracht boven de Europese drempel valt, maar onderhandse aanbestedingen gaan volgens een andere procedure.

Dit zijn opdrachten onder de drempelwaarde, en hoeven daarom niet volgens dezelfde regels en procedures als de grotere projecten aanbesteed te worden. Dit betekent niet dat de inkoper volledig vrij is zijn keuze. Hij moet nog steeds op objectieve gronden duidelijk maken waarom bepaalde partijen uitgenodigd worden en waarom er gekozen is voor deze procedure. Aspecten als de basis van het gelijkheidsbeginsel en de gids proportionaliteit zijn ook hier van toepassing.

Onderhandse aanbestedingsprocedures kunnen gebruikt worden voor vrijwel ieder type opdracht, het maakt niet uit of het werken, leveringen of diensten zijn. Wel hebben deze andere drempels. 

Wat zijn de drempelbedragen voor onderhandse aanbestedingen?

De, actuele en exacte drempelbedragen kunt u vinden op de website van Pianoo, het Expertisecentrum Aanbesteden van de overheid, maar kort samengevat: 

1. het drempelbedrag voor werken is €5.350.000 (in 2019).
2. Het drempelbedrag voor leveringen en diensten is €214.000 (in 2019). 

Dit betekent dat bedragen die hierboven vallen, niet onderhands aanbesteed mogen worden. Er is hierbij nog een grens belangrijk: deze bepaalt of een enkelvoudig onderhandse procedure volstaat, of dat er verplicht meerdere partijen uitgenodigd dienen te worden (meervoudig onderhandse procedure). 

Er mag gebruik worden gemaakt van een enkelvoudig onderhandse procedure bij een levering of dienst waarbij de waarde van de opdracht onder de €50.000 valt, of werken waarbij de waarde onder de €150.000 valt (cijfers uit 2019).

Er moet gebruik worden gemaakt van een meervoudig onderhandse procedure bij de volgende situaties, afhankelijk van het type aanbestedende dienst. Er worden namelijk andere drempelbedragen gehanteerd voor de centrale en decentrale overheid op het gebied van leveringen en diensten. Voor werken, geldt er een vaste drempelwaarde. 

1. Bij de decentrale overheid: leveringen en diensten onder de €214.000 (in 2019);
2. Bij de centrale overheid: leveringen en diensten onder de €139.000 vallen (in 2019);
3. Bij zowel centrale als decentrale overheid: werken onder de €1.500.000 (in 2019).

De drempelbedragen worden elke twee jaar opnieuw bepaald.

Wat zijn de voordelen voor de inkopers?

Toch hebben ze met onderhandse aanbestedingen, net iets meer controle. De redenen hiervoor zijn simpel, maar belangrijk.

1. Meer flexibiliteit voor de inkoper: omdat deze projecten vaak kleiner zijn in omvang, financiële waarde en het aantal deelnemers, is het logisch dat er iets meer ruimte komt voor de opdrachtgever tijdens het proces, in vergelijking met een grote Europese openbare aanbesteding met meerdere deelnemers uit verschillende landen.
   
   
2. Minder afhankelijkheid en meer controle: De inkoper kan bij het onderhands aanbesteden partijen zelf uitnodigen. Hiermee heeft hij wat meer controle over wie er meedoet en daarmee is hij minder afhankelijk van wie het project vindt en wie zich inschrijft.
   
   
3. Kortere looptijd: Omdat dit vaak relatief kleinere projecten zijn, gaat het hier ook om relatief kleinere bedragen. Zeker in vergelijking met grote, Europese openbare aanbestedingen. Hierdoor kan de looptijd worden verkort en kan men sneller de oplevering verwachten.

Hierom vinden inkopers het vaak fijn als een project onderhands aanbesteed kan worden.

Hoe komen inkopers tot de keuze over welke partijen ze uitnodigen?

Inkopers en aanbestedende diensten gaan hierbij actief op zoek naar potentiële leveranciers. Soms nodigen inkopers partijen uit waar ze al eerder mee hebben samengewerkt , maar lang niet altijd. Inkopers staan namelijk altijd open voor nieuwe leveranciers voor onderhandse aanbestedingen.

Ze zoeken naar geschikte partijen, zetten de kandidaten op hun shortlist en houden die shortlist bij de hand als er interessante opdrachten aan komen waar de partijen op de shortlist geschikt voor zouden kunnen zijn.

Het vinden van nieuwe, geschikte marktpartijen levert meerdere voordelen op voor inkopers:

• Onafhankelijkheid: Door nieuwe geschikte partners te hebben, zijn ze minder afhankelijk van één leverancier. Hiermee kunnen ze betere prijzen krijgen, of juist betere eindresultaat doordat nieuwe partijen wellicht hele andere ideeën en invalshoeken hebben.
  
  
• Verspreiding: Inkopers willen graag dat het budget verspreid wordt over de regio en dat niet alles naar één bedrijf gaat, mits dat kan en logisch is. Als er interessante en geschikte partijen in de regio werkzaam zijn, die ze graag hadden willen uitnodigen, maar niet konden vinden, dan is dat een gemiste kans voor iedereen

Dit toont ook het belang van het vindbaar zijn voor de inkoper en het goed presenteren van uw organisatie. Voor onderhandse aanbestedingen is het essentieel dat u op de shortlist van de gemeente komt. Hiermee kunt u namelijk kans maken om uitgenodigd te worden voor toekomstige onderhandse aanbestedingen: u bent immers al in beeld als een betrouwbare leverancier. Tijdens een training van ABK Academy wordt u geleerd hoe u dit kunt bereiken. Meer informatie vind u op de website www.abkacademy.nl.

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding vraagt de opdrachtgever aan slechts één aanbieder om een offerte in te dienen. Dit is veelal een partij die de inkoper al op de shortlist heeft gezet, of vooraf is onderzocht door de inkoper. Na onderzoek, kan deze partij, indien de interesse van de inkoper is gewekt, verder geanalyseerd worden om te kijken of het een betrouwbare partner kan zijn. Als de inkoper overtuigd is, volgt een uitnodiging voor de onderhandse aanbesteding. Eventueel mag er onderhandeld worden met deze aanbieder, waarna de opdracht wordt geplaatst. Voordelen hiervan zijn uiteraard de korte procedure en de lage administratieve lasten. De vraag is echter of er bij gebruik van een enkelvoudig onderhandse procedure daadwerkelijk de beste prijs-kwaliteitverhouding kan worden geboden.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Bij een meervoudige onderhandse aanbesteding vraagt de opdrachtgever aan meerdere aanbieders om een offerte in te dienen. Deze inschrijvers zijn van tevoren gekozen op basis van objectieve gronden. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving.

Er is wel een cruciaal verschil met betrekking tot de enkelvoudig onderhandse aanbesteding: onderhandelen is hierbij niet mogelijk. Maak niet de fout door te denken dat dit wel kan, want dit is in strijd met de wet en levert veel problemen op.

Ook bij een meervoudig onderhandse procedure is het gehele traject relatief kort, maar doordat slechts een klein gedeelte van de markt wordt benaderd, is het ook hier de vraag of de opdracht inderdaad op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt uitgevoerd.